05 mei 2021

Wat doe je als projectondersteuner?

Wat doe je als projectondersteuner?

Een projectondersteuner is als een spin in het web; je ondersteunt projecten, teams en je leidinggevende. Maar wat zijn nu echt de activiteiten die je uitvoert? In dit artikel een handig overzicht.

Signaleren (= op tijd aan de bel trekken, niet achteraf)

  • Vooruitkijken: zitten we nog op schema?
  • Er is iemand ziek; wie neemt dat over?
  • Wie doet wat? Waar is wat? Kan iedereen dat vinden? Weet iedereen dat?
  • Knelpunten, calamiteiten, gestress - wat doen we er mee? Wie doet er wat mee? Wie moet dat weten?

Faciliteren

  • Vooruitkijken: vergaderingen voorbereiden, opkomst checken
  • Na een signaal of ontdekking zelf nadenken wat jij kunt doen om te ondersteunen
  • Halffabrikaten (opzet) maken van b.v. een agenda, memo, planning
  • Overzichten (lijstjes) maken, duidelijkheid geven

Bewaken

  • Vooruitkijken: ‘als dit eraan komt, is dat dan geregeld?’
  • Actielijsten uit vergaderingen checken en actiehouders ‘achter de broek aan zitten’ of, iets milder: overzichten geven van hun acties
  • Komt het project de beloftes na? Voortgangsrapportages op tijd, nieuwsbrieven op tijd

Coördineren

  • Processen van A naar B regelen
  • Planningen controleren
  • In overleg met projectleider vervanging regelen

Uitvoeren

  • Alle werkzaamheden die je met jouw project-collega’s afspreekt: en plan ze in!
  • Probeer werk naar je toe te trekken dat je leuk vindt; je bent er vast ook heel goed in.
  • Koffie halen, zalen regelen, opruimen, flips overtypen etc.

Ontzorgen

  • Vooruitkijken: wat kan ik oppakken dat het leven van mijn team makkelijker maakt?
  • Als men vaak om hetzelfde vraagt, zorg dan dat er een stapel klaar ligt.
  • Bij bijvoorbeeld workshops; check ruim van te voren de 'spullenkoffers'; zijn er genoeg geeltjes, scharen, pennen, stikkers, flip over vellen, etc.
  • Kan je het niet zo snel bedenken; vraag dan wat helpt!

Informeren

  • Zorg dat jij de laatste stand van zaken weet over wat er speelt binnen het project of de organisatie (en je het dus door kunt geven)
  • Bij alles wat je aan informatie rond ziet gaan, de vraag stellen: voor wie is dit ook interessant?
  • Checken of projectleider ook de opdrachtgever en omgeving (op tijd) informeert
  • Communicatiematrix maken: wie informeren wij waarover en op welke manier?
  • Regelmatig updates van planning en lijsten distribueren

En…

Zet alles in je agenda. Alle ‘afspraken met jezelf’, alle reminders, alle voorbereiding, alle signaaltjes.

Voordelen: rust in je hoofd, overzicht in je werk en last but not least: anderen zien waar je mee bezig bent. ;-)

Meer tips nodig?

Check onze kennisbank

Meer artikelen en downloads

Artikel

De Ultieme Ondersteuners Checklist

14 oktober 2020

Artikel

Onderhandelen als ondersteuner

14 oktober 2020

Alle artikelen