Signaleren (= op tijd aan de bel trekken, niet achteraf)
- Vooruitkijken: zitten we nog op schema?
- Er is iemand ziek; wie neemt dat over?
- Wie doet wat? Waar is wat? Kan iedereen dat vinden? Weet iedereen dat?
- Knelpunten, calamiteiten, gestress - wat doen we er mee? Wie doet er wat mee? Wie moet dat weten?
Faciliteren
- Vooruitkijken: vergaderingen voorbereiden, opkomst checken
- Na een signaal of ontdekking zelf nadenken wat jij kunt doen om te ondersteunen
- Halffabrikaten (opzet) maken van b.v. een agenda, memo, planning
- Overzichten (lijstjes) maken, duidelijkheid geven
Bewaken
- Vooruitkijken: ‘als dit eraan komt, is dat dan geregeld?’
- Actielijsten uit vergaderingen checken en actiehouders ‘achter de broek aan zitten’ of, iets milder: overzichten geven van hun acties
- Komt het project de beloftes na? Voortgangsrapportages op tijd, nieuwsbrieven op tijd
Coördineren
- Processen van A naar B regelen
- Planningen controleren
- In overleg met projectleider vervanging regelen
Uitvoeren
- Alle werkzaamheden die je met jouw project-collega’s afspreekt: en plan ze in!
- Probeer werk naar je toe te trekken dat je leuk vindt; je bent er vast ook heel goed in.
- Koffie halen, zalen regelen, opruimen, flips overtypen etc.
Ontzorgen
- Vooruitkijken: wat kan ik oppakken dat het leven van mijn team makkelijker maakt?
- Als men vaak om hetzelfde vraagt, zorg dan dat er een stapel klaar ligt.
- Bij bijvoorbeeld workshops; check ruim van te voren de 'spullenkoffers'; zijn er genoeg geeltjes, scharen, pennen, stikkers, flip over vellen, etc.
- Kan je het niet zo snel bedenken; vraag dan wat helpt!
Informeren
- Zorg dat jij de laatste stand van zaken weet over wat er speelt binnen het project of de organisatie (en je het dus door kunt geven)
- Bij alles wat je aan informatie rond ziet gaan, de vraag stellen: voor wie is dit ook interessant?
- Checken of projectleider ook de opdrachtgever en omgeving (op tijd) informeert
- Communicatiematrix maken: wie informeren wij waarover en op welke manier?
- Regelmatig updates van planning en lijsten distribueren
En…
Zet alles in je agenda. Alle ‘afspraken met jezelf’, alle reminders, alle voorbereiding, alle signaaltjes.
Voordelen: rust in je hoofd, overzicht in je werk en last but not least: anderen zien waar je mee bezig bent. ;-)
