14 oktober 2020

Checklist: Voorbereidend gesprek met de voorzitter

Checklist: Voorbereidend gesprek met de voorzitter

Voordat je een vergadering gaat notuleren, is het handig om een kort gesprek te hebben met de voorzitter van de vergadering. Zo weet je wat er van je wordt verwacht. Met deze checklist kom je beslagen ten ijs!

1. Is jouw eigen voorbereiding in orde?

Zie: Checklist Vergadering voorbereiden

  • Je weet of het online is en zo ja, via welk systeem.
  • Je weet hoe laat en waar je moet zijn en tot hoe lang de vergadering duurt.
  • Je hebt tijd in je agenda geblokt (direct na de vergadering of de ochtend erna) om je verslag uit te werken.
  • Je hebt de agendapunten overgenomen in een conceptverslag.
  • Je hebt alle informatie die je al hebt, ingevuld in het conceptverslag: zoals agendapunten, aanwezigen, plaats/datum/tijd, annotaties (een verklarende aantekening, toegevoegd door degene die het agendapunt aandraagt).
  • Je hebt een afspraak gemaakt voor voorbereiding met de voorzitter.

2. Wat vraag je tijdens het voorbereidend overleg aan de voorzitter?

Ik heb vragen over de agenda en/of over de stukken. Wil je die met mij doornemen?

Welk soort verslag moet ik maken?

  • Een beknopte actie- en/of besluitenlijst
  • Een uitgebreid vergaderverslag
  • Een woordelijk vergaderverslag

Kun je (bij elk agendapunt) aangeven wat je het belangrijkst vindt om te noteren?
Bijvoorbeeld:

  • Iemands standpunt
  • Een letterlijke weergave van het besluit
  • Wel of geen discussie noteren? Wel of geen namen erbij?
  • Moeten bij een stemming ook namen of aantallen worden genoteerd?

Bij een online vergadering: Zou je aan het begin instructies over microfoon en
'hand opsteken' willen doornemen met de deelnemers?

Bij een online vergadering: Is er genoeg pauze? En kan ik dan ook even weg?

Zou je als afsluiting van elk agendapunt een korte samenvatting van de besluiten en acties willen geven, zodat ik die goed in het verslag kan noteren?

Zou je bij belangrijke uitspraken mij een seintje willen geven? Of de inhoud willen herhalen?

Wat spreken we af als de vergadering uitloopt?

  • Blijf ik dan door notuleren?
  • Krijg ik ter plekke een instructie?

Zullen we een afspraak maken wanneer je mijn concept gaat controleren? 

Meer artikelen en downloads

Artikel

De Ultieme Ondersteuners Checklist

14 oktober 2020

Artikel

Onderhandelen als ondersteuner

14 oktober 2020

Artikel

Checklist: Vergadering voorbereiden

14 oktober 2020

Alle artikelen