05 mei 2021

Hoe vul je je rol als projectondersteuner in?

Hoe vul je je rol als projectondersteuner in?

Er zijn ontzettend veel manieren waarop jij invulling kunt geven aan je rol als projectondersteuner. Maar hoe doe je dit op een goede manier, waarbij je echt bijdraagt? In dit artikel een aantal handvatten.

Veel van deze tips kun je ook gebruiken als je als ondersteuner begint in een lijnorganisatie (op een afdeling).

Vind de persoon die verantwoordelijk is voor jou

Meestal heeft de organisatie iemand aangewezen die verantwoordelijk is voor jou. Idealiter is dat iemand dicht in jouw buurt. Dit is de persoon die jou helpt met inwerken, zaken voor je kan regelen (accounts en dergelijke) en jouw functioneren coördineert en wellicht ook evalueert. Hierna noem ik deze persoon ‘je manager’.

Tip: Blijkt dit iemand te zijn die ‘hoog in de boom’ zit en niet goed benaderbaar is voor jou? Vraag dan om een gedelegeerd persoon. Iemand anders die dichter bij je zit waar je jouw vragen aan kunt stellen.

Vraag naar je taak- of (functie)omschrijving

Loop je taak-of functieomschrijving met je manager door. Stem samen af of het voor jullie allebei duidelijk is wat er met welke taak wordt bedoeld. • Is er geen taakomschrijving? Stel er dan zelf een op met je manager. Voordeel: verwachtingen en onduidelijkheden kun je meteen samen bespreken.

Tip 1: Maak elke taakomschrijving zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld: vraag bij de taak ‘correspondentie voeren’ wát dat precies betekent:

  • Alleen post openmaken? En dan?
  • Kopiëren? Aan wie?
  • Beantwoorden? Welke brieven wel, welke brieven niet?
  • Verspreiden? Hoe? Aan wie?
  • Etc.

Tip 2: Check bij HRM (P&O) of zij kunnen assisteren bij het opstellen en/of checken van de taakomschrijving.

Tip 3: Laat het team of de afdeling waar je mee samenwerkt ook kennis nemen van de taakomschrijving. Dan is het voor iedereen duidelijk waarvoor jij ‘aan de lat staat’.

Tip 4: Spreek met je manager af dat jullie je takenpakket over een aantal maanden evalueren en eventueel aanpassen. Vergeet ook dan niet om HRM en het team erbij te betrekken.

Project Start-Up (PSU)

Na de ‘geboorte’ van een project stelt de projectmanager een team specialisten samen om het resultaat te bereiken. Zodra dit projectteam is geformeerd, vindt er een eerste bijeenkomst plaats waar het project echt vorm krijgt. Dit heet een Project Start-Up of PSU (soms ‘kick off’).

Als ondersteuner is het heel zinvol om deze bijeenkomst mee te maken. Hier leert iedereen elkaar kennen, worden de taken en verantwoordelijkheden duidelijk en gaat iedereen plannen maken.

Met je manager spreek je af om erbij te zijn en ook een taak op te pakken: een start maken met een actie- en besluitenlijst voor het team en die na afloop verspreiden.

Tip: Verzamel zoveel mogelijk gegevens tijdens de PSU. Daarmee kun je alvast wat handige lijsten opstellen, zoals:

  • namen, telefoonnummers, e-mailadressen
  • functielijst (‘wie doet wat’)
  • distributielijst (‘wie krijgt wat’)
  • vergaderschema (‘wie overlegt met wie waarover en wanneer’)

Projectplanning

Uit een projectplanning kun je veel ondersteunerstaken halen. In deze planning staat bijvoorbeeld wanneer er:

  • documenten moeten worden opgeleverd
  • beslissingen genomen moeten worden
  • vergaderingen zijn
  • Bespreek met je manager (en/of projectleider) wanneer en hoe jij daarbij kunt assisteren.

Voorbeeld

Als er een voortgangsrapportage moet worden ingeleverd, dan kun jij:

  • degene die deze rapportage moet opstellen eraan herinneren en afstemmen wat jij gaat doen om te helpen, zoals:
    • informatie verzamelen
    • een format of opzet maken
  • het conceptdocument redigeren
  • het definitieve document distribueren en filen
  • de eventuele acties die uit dit document komen inplannen en bewaken
  • etc.

Tip 1: maak je eigen planning op basis van de projectplanning. Arceer in de projectplanning alle items waarbij jij behulpzaam kunt zijn en plan deze werkzaamheden zelf (bijvoorbeeld een week voor de deadline) in. Zet het allemaal in jouw agenda, als ‘afspraak met jezelf’. Geef het desnoods een eigen kleurtje. Hiermee wordt het ook voor anderen duidelijk wat jouw rol is.

Tip 2: zorg ervoor dat je betrokken blijft bij de projectplanning. Bijvoorbeeld door mee te kijken als de planning wordt opgesteld door de projectmanager en/of door de planning tussentijds aan te passen. Op deze manier krijg je goed grip op het project en kun je anticiperen op de komende werkzaamheden en de knelpunten.

Signaleren, coördineren informeren

Voor deze taken is geen vastomlijnde instructie te geven. Dit doe je op gevoel en heeft alles te maken met timing. Hoe beter je zelf op de hoogte bent, hoe groter jouw rol bij het signaleren, coördineren en informeren. Een rol als ‘spin in het web’ krijg je alleen maar als je de kunst verstaat van het halen en brengen. Wacht je passief af tot de informatie en werkzaamheden naar je toe worden gebracht, dan zal deze rol je niet passen.

Een voorbeeld van signaleren

Je weet dat één van de teamleden een bepaalde deadline moet halen, maar dat hij/zij ook nog heel veel andere werkzaamheden op ’t bord heeft liggen. Je weet ook dat een ander teamlid wat meer ruimte heeft. Check bij de teamleden of een combinatie/uitwisseling van werkzaamheden mogelijk is en zorg dat de projectmanager hiervan ook op de hoogte wordt gebracht.

Een voorbeeld van coördineren

Een belangrijk document moet door de directie worden goedgekeurd. Jij zorgt dat de juiste personen ruim van tevoren worden betrokken bij het opstellen. Je coördineert van begin tot eind de ‘routing’ van dit document (huisstijl, redigeren, wijzigingen doorvoeren, status van concept naar definitief, aanbiedingsbrief directie maken etc.).

Een voorbeeld van informeren

Aan de hand van de diverse checklijsten, planningen en verslagen die jij onder ogen krijgt, bedenk je welke informatie voor wie van belang is en die speel je door – met medeweten van de ‘eigenaren’ natuurlijk.

Meer tips nodig?

Check onze kennisbank

Meer artikelen en downloads

Artikel

De Ultieme Ondersteuners Checklist

14 oktober 2020

Artikel

Onderhandelen als ondersteuner

14 oktober 2020

Alle artikelen